Bien gérer l’arrivée d’un nouveau collaborateur

L’arrivée d’un nouveau collaborateur est bien sûr une étape primordiale et cruciale. Va-t-il réussir à s’intégrer rapidement dans l’équipe, avec ses collègues ? Va-t-il adhérer aux valeurs de l’entreprise ? Les premiers jours  sont déterminants. L’accueil et l’intégration de la nouvelle recrue ne doivent pas être pris à la légère au risque d’en payer les pots cassés. Voyons ensemble les points à ne pas négliger.

Planifiez son arrivée : « Il me semblait que tu arrivais le… ». Phrase à  bannir de votre langage. Il prendra ses fonctions lundi prochain ; oui, mais, à quelle heure exactement, où doit-il se rendre ? Qui doit-il demander à l’accueil ?Ne pas anticiper ces formalités d’accueil revient à le mettre, dès le premier jour, en situation de démotivation. Donc, avant le Jour J, envoyez un mail rappelant sa date et son heure d’arrivée ainsi que le nom de la personne qui sera présente pour l’accueillir. Mieux, communiquez-lui le programme de son premier jour de boulot.

Souvenez-vous qu’il a très peu dormi la nuit dernière. Si en plus son accueil est oublié, vous imaginez bien le stress l’envahir… N’hésitez pas à préparer un « petit » pot d’arrivée et à le présenter à l’équipe. Cette étape sera le meilleur moyen de le connaître, de le mettre à l’aise et de casser le « formalisme » de l’arrivée.

Un espace de travail en bonne et due forme : Pas de poste de travail, pas de matériel informatique, donc pas de messagerie, pas de badges d’accès… Grand moment de solitude en débarquant dans sa nouvelle entreprise sans savoir où s’installer. Donc, assurez-vous qu’il disposera d’un poste de travail bien équipé (ordinateur, tablette, téléphone, messagerie, identifiant,…) et en état de fonctionnement bien sûr.

Vous avez mis des mois voire des années à vous adapter aux méthodes de travail de votre N+1. Lui, devra mettre quelques semaines pour s’adapter aux vôtres. Pensez-y ! Observez ses capacités et ses limites et donnez-lui les outils pour apprendre, accompagnez le.

La présentation de l’entreprise : Commencer dans un nouvel environnement, avec des nouvelles personnes, un scénario digne de « Koh-Lanta » pour votre nouveau collaborateur. Optez pour une présentation de l’entreprise, de l’organigramme, du service RH, le nec plus ultra un trombinoscope… Le livret d’accueil peut également présenter le règlement intérieur et  les chartes en vigueur.

Les formalités administratives : Toute arrivée induit des formalités administratives. Donc, profitez de ces premières journées pour la signature du contrat de travail, de la convention etc.… du contrat de mutuelle santé, des tickets restaurant…  et  la remise du règlement intérieur. Ne laissez pas traîner ces formalités.

Informez les équipes : Quel malaise d’arriver comme un cheveu sur la soupe.  Adressez une note ou un mail à vos équipes afin de prévenir de l’arrivée du nouveau collaborateur, de communiquer sur la date d’arrivée, le nom, les fonctions de la nouvelle recrue, le tout en insistant sur le fait de lui réserver un bon accueil. L’essentiel est de faire comprendre au nouvel arrivant qu’il est attendu.

Occupez-le : une fois toutes les formalités réglées, le pire serait de le laisser inoccupé ou de penser qu’il va s’occuper seul. Pour éviter ceci, préparez-lui un programme d’accueil. Par exemple, visite guidée des locaux et des différents services, échanges informels autour d’une pause café, prise en main des outils de travail et des dossiers en cours en collaboration avec des collègues afin de découvrir les méthodes de travail.

Faire faire le travail d’un autre salarié : Veillez à attribuez des tâches personnelles au nouvel arrivant. Ne lui donnez pas des dossiers en cours à gérer seul ou le travail d’un autre collaborateur faute de préparation. Le réduire à des tâches de « petites mains » est doublement néfaste : d’abord, il pourrait avoir l’impression qu’il y a tromperie sur le poste et puis, à lui faire perdre du temps sur sa prise de poste

La formation : Même en ayant passé de nombreux entretiens et réalisé des recherches sur l’entreprise, le collaborateur n’aura pas pu s’imprégner de la culture d’entreprise et de ses valeurs. Donc prévoyez une formation initiale pour une mise à niveau de base sur les valeurs et la culture de la société.

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